Woran messen Sie Erfolg? Tipps zur Auswahl von KPIs

Freitag, 21. Februar 2014

Mal über den Daumen gepeilt, wie viele Key Performance Indicators, schätzen Sie, gibt es? 300? 500? Weit gefehlt! Es sind sage und schreibe 17.000! Zumindest wenn man dem Autoren des Buches KPI Mega Library Glauben schenken will. Bei dieser großen Anzahl drängt sich einem natürlich die Frage auf, welche Leistungsindikatoren man zur strategischen Fortschrittskontrolle nun am besten zugrunde legen sollte. Dies lässt sich leider nicht so pauschal beantworten. Zu groß sind die Unterschiede von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Aber hier sind einige Tipps, was Sie bei der Auswahl von KPIs grundsätzlich beachten sollten:

  • Relevanz

    KPIs sollten systematisch aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden. Identifizieren Sie daher zunächst die kritischen Erfolgsfaktoren, die zur Erreichung Ihrer strategischen Unternehmensziele ausschlaggebend sind. Typische Beispiele für kritische Erfolgsfaktoren sind die Qualität der Kundenbeziehungen, die Auftragsabwicklungsgeschwindigkeit oder die Produktqualität. Anschließend definieren Sie für jeden der kritischen Erfolgsfaktoren einen oder mehrere Schlüsselindikatoren, so dass Sie dessen Erfüllungsgrad messen und beurteilen können. Eine häufig verwendete Kennzahl etwa zur Ermittlung der Auftragsabwicklungsgeschwindigkeit ist die Durchlaufzeit.

    KPIs helfen Ihnen also dabei, zu messen, was für Ihren Unternehmenserfolg wirklich wichtig ist. Oder andersrum gesagt: Alles, was für die Erreichung Ihrer strategischen Ziele irrelevant ist, braucht auch nicht erfasst zu werden.

    blogpost kpi
    Abb. 1 Ableitung der KPIs aus der Unternehmensstrategie


  • Zielgruppen- und zweckorientiert  
    Kennzahlen, die für eine Abteilung von Bedeutung sind, müssen nicht zwingend auch für andere eine Rolle spielen. KPIs sollten daher für die einzelnen Funktionsbereiche innerhalb des Unternehmens stets individuell ermittelt und zusammengestellt werden. Wichtig ist jedoch dabei, dass sie mit den übergeordneten Schlüsselkennzahlen des Unternehmens in Einklang stehen (Kaskadierungseffekt).

  • Weniger ist mehr
    Die Anzahl der KPIs muss überschaubar bleiben. Die verantwortlichen Manager sollten in der Lage sein, auf einen Blick zu erkennen, ob sich das Unternehmen auf dem angepeilten Kurs befindet. Dies kann beispielsweise mittels Dashboards geschehen. Wie erwähnt, konzentrieren Sie sich bei der Auswahl auf das wirklich Wichtige. Die Erfahrung zeigt, dass sieben bis zehn KPIs für die meisten Unternehmen ausreichend sind.

  • Verständlichkeit
    Die KPIs müssen eindeutig und einfach definiert werden. Alle Mitarbeiter, die die KPIs durch ihre Arbeitsleistung beeinflussen, sollten verstehen können, was genau gemessen wird, warum es gemessen wird und wie es gemessen wird. Wichtiger noch, sie sollten in der Lage sein, das Messergebnis richtig zu interpretieren und bei Bedarf korrigierende Maßnahmen abzuleiten.

  • Steuerbarkeit
    Mitarbeiter können die Performance von KPIs nur dann verbessern, wenn sie diese durch Maßnahmen oder Verhalten auch selbst beeinflussen können. Fragen Sie sich daher, ob der/die Verantwortliche die nötigen Befugnisse und den entsprechenden Einfluss besitzt, messbare Veränderungen der Leistungsgröße herbeizuführen.

  • Ausgewogene Mischung aus Spät- und Frühindikatoren
    KPIs sollten einen Vergangenheits-, Gegenwarts- und Zukunftsbezug ermöglichen. Streben Sie daher eine ausgewogene Mischung aus Spät- und Frühindikatoren an. Mit Spätindikatoren (Ergebniskennzahlen) sind finanzielle Kennzahlen gemeint, die vergangene Leistungen dokumentieren. Sie zeigen im Nachhinein an, ob das Unternehmen seine Ziele erreichen konnte. Beispiele für Spätindikatoren sind der Umsatz, ROI oder der Markanteil.

    Frühindikatoren (Leistungstreiber) dagegen beschreiben treibende Faktoren für zukünftige Leistungen. Sie messen jene Vorgänge, die heute sicherstellen sollen, dass das Unternehmen morgen erfolgreich ist. Sie helfen, Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und korrigierend einzugreifen und gegenzusteuern. Ein häufig zitiertes Beispiel für einen Leistungstreiber ist die Fehlerquote, die Aufschluss über die Entwicklung der Qualität innerhalb des Unternehmens gibt. Eine Veränderung der Fehlerquote kann sich mittel- oder langfristig auf das Unternehmensergebnis auswirken. Nimmt die Fehlerquote etwa zu, sinkt die Qualität der Produkte und Dienstleistungen. Dies wiederum kann zu rückläufigen Verkaufszahlen und damit Gewinnverlusten führen.

    Während Spätindikatoren also einen Blick in den Rückspiegel ermöglichen, erlauben Frühindikatoren Prognosen über die Zukunft.

  • Quantifizierbarkeit
    KPIs müssen in Zahlen ausgedrückt werden können. Dadurch sind sie eindeutig miteinander vergleichbar und Entwicklungstendenzen nach oben oder unten fallen sofort ins Auge. Das heißt jedoch nicht, dass ausschließlich finanzielle Kennzahlen ermittelt werden sollten. Auch weiche Faktoren wie Kundenzufriedenheit lassen sich messen, indem man beispielsweise die Anzahl der Kundenbeschwerden zugrunde legt.

  • Zuverlässigkeit
    Stellen Sie sicher, dass die zu liefernden Daten in sich konsistent und jederzeit unter den gleichen Bedingungen reproduzierbar sind.

  • Aktualität
    Um KPIs effektiv steuern zu können, ist eine regelmäßige Berichterstattung notwendig. Achten Sie daher bereits bei der Auswahl der KPIs darauf, dass sich diese ohne großen Aufwand bestenfalls automatisiert ermitteln lassen. Um möglichst agil agieren zu können, ist es zudem ratsam, sich auf solche Kennzahlen zu konzentrieren, die sich in relativ kurzen Zeitabständen (täglich, wöchentlich, monatlich) erheben lassen. Kennzahlen, die nur jährlich ermittelt werden können, sind dagegen weniger gut geeignet.

KPIs stellen ein wichtiges Instrument des strategischen Controllings dar, vorausgesetzt sie werden sorgfältig mit Bezug auf die Unternehmensstrategie ausgewählt, finden die Akzeptanz der Mitarbeiter und werden stetig auf ihre Aktualität hin überprüft. Sie ermöglichen die Steuerung, Kontrolle, Koordinierung und Optimierung von Prozessen, schaffen Transparenz und leiten zum Handeln an. Die Auswahl der KPIs ist eine wichtige Führungsaufgabe, die Sie keinesfalls unterschätzen sollten.