Top-down, Bottom-up oder Gegenstromverfahren – Welche Planungsrichtung passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Donnerstag, 29. September 2016

Im Rahmen der Einführung bzw. Überarbeitung eines strategischen Planungsprozesses in mittleren und großen Unternehmen ist eine der zentralen Fragen, die es zunächst zu klären gilt, die nach der Planungsrichtung. Grundsätzlich lassen sich drei alternativen Planungsrichtungen unterscheiden: die Top-down-Planung, die Bottom-up-Planung und die Planung nach dem Gegenstromverfahren. Welche davon für ein Unternehmen die geeignetste ist, hängt in erster Linie von der jeweiligen Unternehmenskultur ab. Ob das Unternehmen also eher zentralistisch oder dezentral organisiert ist, wieviel Wert auf Mitarbeiterpartizipation gelegt wird und ob eine offene Kommunikation und ein stetiger Informationsaustausch gelebt werden.

Top-down-Planung (retrograde Planung)

Bei der Top-down-Planung werden die Pläne „von oben nach unten“ abgeleitet, d. h. die Führungsebene gibt die allgemeinen Ziele und Rahmendaten vor, die von den nachfolgenden Planungsstufen schrittweise für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich konkretisiert werden. Es handelt sich um einen zentralistischen Ansatz, bei dem die Plandaten der vorgelagerten Hierarchieebene die Fixdaten für die Bereichsplanung der jeweils nachgelagerten Ebene darstellen.

Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen auf der Hand. Zum einen ermöglicht sie eine rasche Planerstellung, da zeitraubende und aufwändige Koordinationsarbeiten weitgehend entfallen. Zum anderen wird durch die strikten Top-down-Vorgaben eine hohe Übereinstimmung der Planziele über alle Hierarchieebenen hinweg sichergestellt. Die Nachteile des Top-down-Planungsansatzes sind allerdings nicht zu unterschätzen. Da die Geschäftsführung häufig nicht mit den Möglichkeiten und Problemen der einzelnen Abteilungen vertraut ist, besteht grundsätzlich die Gefahr, dass ihre Zielvorgaben unrealistisch und dadurch nicht erreichbar sind. Dies kann zu Demotivation der Mitarbeiter führen.

Bottom-up-Planung (progressive Planung)

Die Bottom-up Planung stellt das Gegenteil der Top-down-Planung dar. Die Planung beginnt auf der untersten Hierarchieebene und bewegt sich dann schrittweise aufwärts, also „von unten nach oben“. Jede Ebene plant ihre Ziele und Maßnahmen und leitet ihren Teilplan an die übergeordnete Ebene weiter. Dort werden die Teilpläne koordiniert, kontrolliert, integriert, ergänzt und wiederum an die nächst höhere Ebene weitergeleitet. Der Aggregationsgrad nimmt dabei stetig zu. Am Ende des Prozesses steht die strategische Planung für das gesamte Unternehmen.

Ein wichtiger Vorteil dieser dezentralen Vorgehensweise ist, dass sie sich motivierend und identifikationsstiftend auf die Mitarbeiter auswirkt. Sie haben in der Regel Zugang zu allen wichtigen Informationen und werden unmittelbar in die Planung eingebunden, statt von oben „verplant“ zu werden. Ein weiterer entscheidender Vorteil der Bottom-up-Planung liegt in der erhöhten Realisierbarkeit der Pläne, da das Wissen der Mitarbeiter auf den ausführenden Ebenen einbezogen wird. Zu den wesentlichen Nachteilen der Bottom-up-Planung zählt neben dem hohen Koordinations- und Zeitaufwand insbesondere die Gefahr, dass sich die einzelnen Teilpläne inhaltlich widersprechen und dass sich die einzelnen Planungseinheiten weniger ambitionierte Ziele setzten oder diese lediglich fortschreiben. Dies kann letztlich dazu führen, dass das gesamtunternehmerische Zielniveau nicht erreicht wird.

Gegenstromverfahren

Beim Gegenstromverfahren handelt es sich um eine Kombination der beiden anderen Planungsrichtungen, die deren Vorteile miteinander vereint. Hierbei legt die Führungsebene zunächst top-down die vorläufigen, übergeordneten Ziele und Rahmendaten fest, ohne dabei allerdings in die Details zu gehen. Diese Vorgaben dienen den nachfolgenden Hierarchieebenen als Orientierungshilfe. Ihre Aufgabe ist es, aus den übergeordneten Zielen schrittweise Unterziele und Teilpläne für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich abzuleiten und hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit zu bewerten und zu konkretisieren. Im anschließenden Bottom-up-Rücklauf werden ausgehend von der untersten Hierarchieebene die Pläne schrittweise koordiniert und zusammengefasst. Der Planungsprozess endet mit der Verabschiedung der Unternehmensziele und –pläne durch die Unternehmensführung.

Das Gegenstromverfahren stellt sicher, dass die strategischen Ziele und Maßnahmen inhaltlich aufeinander abgestimmt sind, dass sie ambitioniert, aber auch realisierbar sind und dass sich die Mitarbeiter mit ihnen identifizieren können.

Der Kommunikations- und Koordinierungsbedarf zwischen den zentralen und dezentralen Planungseinheiten ist allerdings recht hoch, zumal der Top-down/Bottom-up Kreislauf in der Praxis häufig mehrmals durchlaufen werden muss, bis der endgültige Unternehmensplan steht. Insbesondere für die zentrale Strategieabteilung ist der Arbeitsaufwand beträchtlich. Sie muss die nötigen Informationen und Daten bereitstellen und aufbereiten, die einzelnen Teilpläne auf ihre Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität hin prüfen und die Einhaltung von zeitlichen und formalen Vorgaben sicherstellen. Mit entsprechender Spezialsoftware lassen sich diese Herausforderungen jedoch mühelos meistern und der zeitliche und personelle Mehraufwand drastisch reduzieren.

Die Strategic Intelligence Software SOLYP3 stellt ein Kommunikationsinstrument dar, das eine strukturierte und standardisierte Datenerfassung ermöglicht, dabei jedoch flexibel genug ist, um die unterschiedlichen Sichtweisen und Perspektiven der Planungseinheiten einzufangen. So kann die Führungsebene top-down über digitale Fragebögen allgemeine Planungsziele und –inhalte sowie methodische Vorgehensweisen vorgeben, die für alle Planungseinheiten verbindlich sind. Gleichzeitig können die Planungseinheiten im Gegenstromverfahren die Top-Down-Vorgaben um geschäftsspezifische Bottom-up-Perspektiven ergänzen. Dadurch gewinnt der Strategieprozess an Vollständigkeit und Akzeptanz unter den Strategieverantwortlichen. Alle Daten werden zentral gesammelt und können von der zentralen Strategieabteilung schnell und mühelos analysiert, miteinander verglichen, auf ihre Vollständigkeit hin geprüft und auf Knopfdruck als PowerPoint Präsentationen im Corporate Design des Unternehmens ausgegeben werden.

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