Wie Informationen zu Wissen wird, das wirkt

Donnerstag, 13. Juni 2013

Unternehmen müssen in einem dynamischen Weltmarkt bei der Entwicklung ihrer Ziele und Maßnahme eine enorme Komplexität bewältigen. Dieser Aufgabe ist selbst der beste Stratege ohne systemseitige Unterstützung kaum mehr gewachsen. Damit Strategieverantwortliche und Entscheider, die bei ihrer strategischen Planung Wert auf einen durchgängigen Ziele- und Maßnahmenprozess legen, auch künftig den Überblick behalten, gibt es Werkzeuge, die sie dabei unterstützen. Heute möchten wir Ihnen ein solches Werkzeug vorstellen - den Initiativen-Fokus. Mit diesem Werkzeug lassen sich Initiativen aus allen strategischen Planungseinheiten erfassen, mit den vorgegebenen Unternehmenszielen abgleichen und auf ihre Wirksamkeit hin bewerten – und das nicht nur kennzahlenbezogen sondern auch unter Berücksichtigung der weichen Daten. Der Ziele- und Maßnahmenprozess wird dadurch erheblich verbessert und beschleunigt.

Voraussetzung, um in einem Unternehmen überhaupt sinnvolle Entscheidungen treffen zu können, sind strategische Ziele. Die Herausforderung, diese Ziele zu erreichen, liegt in der Entwicklung passender Initiativen: Wie generiert man zielorientierte Initiativen und wie lassen sich diese in Bezug auf die Ziele bewerten? Der Initiativen-Fokus von SOLYP ist ein Werkzeug, das strategische Ziele festhält und es zugleich allen relevanten Planungseinheiten ermöglicht, passende Initiativen zu entwickeln und zu erfassen.

Eine fragebogengeführte und somit einheitliche Datenerhebung macht die Initiativen für die Unternehmenszentrale vergleichbar und stellt dadurch eine vollständige Datenbasis sicher. Das Werkzeug ermöglicht eine dezentrale Datenerfassung direkt durch die jeweiligen Planungseinheiten vor Ort, was gerade für weit verzweigte, über Ländergrenzen hinweg operierende Unternehmen von großem Vorteil ist: Diese können mit dem Initiativen-Fokus ihre Ziele und Initiativen umfassend darstellen und zueinander in Beziehung setzen. Die bestmöglichen Initiativen, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und der Erreichung der Ziele dienen, werden auf diese Weise eindeutig identifiziert und zur Umsetzung gebracht. Zugleich bleibt eine größtmögliche Flexibilität erhalten, da alle Ziele und Maßnahmen fortwährend mit der tatsächlichen Entwicklung abgeglichen werden, was schnelle Kurskorrekturen erlaubt.

Erst die Mitarbeiter vor Ort machen Initiativen wertvoll

Das zielgerichtete Führen eines Unternehmens ist in einer immer komplexeren (Um-)Welt nur noch bedingt ohne systematisierten und standardisierten Prozess zu leisten. Man benötigt umfangreiches und detailliertes Wissen über Stakeholder, Trends, Marktumfeld und -entwicklungen. Und man muss immer seine Ziele vor Augen haben. Eine gute „Spürnase", also eine gesteigerte Sensibilität für Stimmungen und Veränderungen, ist ebenfalls wichtig. Für Strategieleiter gehört dies alles zum täglichen Geschäft, doch auch sie verzweifeln oft an der manchmal unlösbar scheinenden Aufgabe, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit richtig zu interpretieren und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Gerade in komplex organisierten, international operierenden Unternehmen wird deshalb viel investiert, um aussagekräftige Informationen über den Markt zu erhalten und auszuwerten. Mit strategischer Planungssoftware können die Unternehmen das Wissen ihrer Mitarbeiter in ganzen neuen Dimensionen erfassen und nutzen. Sie machen ihre Mit-Arbeiter zu Mit-Wirkern und Mit-Denkern. Die Spezialisten in den strategischen Planungseinheiten kennen schließlich ihren jeweiligen Markt am besten und können mit einem solchen Werkzeug ihr Know-how und ihre eigenen Vorstellungen zur Zielerreichung detailliert einbringen. So wird Information zu echtem Wissen. Der Initiativen-Fokus ist ein Führungsinstrument mit starkem Bezug zur Basis, da er in zwei Richtungen arbeitet: Top-Down werden die Ziele vorgegeben, Bottom-Up die Informationen eingesammelt - und zwar immer an der Quelle. Im "Gegenstromverfahren" gibt die Zentrale ihre Unternehmensziele vor und nimmt im Gegenzug die passenden Initiativen entgegen.

Initiativen-Fokus als Innovationstreiber

Mit einem geeigneten Werkzeug, wie beispielsweise dem Initiativen-Fokus der SOLYP Informatik GmbH, können Unternehmen ihre Initiativen im Hinblick auf ihre Ziele optimieren und dadurch maximale Wirksamkeit entfalten. Der Initiativen-Fokus deckt alle Phasen eines Ziele- und Maßnahmenprozesses im Unternehmen ab und führt strukturiert und konsequent durch den Prozess der Entscheidungsfindung. Zur Zielerreichung relevante Initiativen werden herausgearbeitet und im Gesamtzusammenhang bewertet.

Bei den zentralen Eingaben stehen zwei unterschiedliche, sich ergänzende Daten im Fokus: Harte, finanzielle Kennzahlen (z.B. Gewinnsteigerung) und weiche Daten, die nicht mit Kennzahlen erfasst werden können (z.B. Innovationsführerschaft oder Definition der Initiativen). Die weichen Daten können mit den harten Kennzahlen verknüpft werden, was die Qualität der strategischen Daten auf ein völlig neues Niveau hebt.

Eine zentrale Funktion des Initiativen-Fokus ist die aggregierte SWOT-Analyse: In das System werden relevante Daten aus externen und internen Analysen erfasst, aggregiert und gegenübergestellt. Eine aussagekräftige Datenbasis vorausgesetzt, beantwortet die aggregierte SWOT-Analyse existenziell wichtige Fragen wie: Welche Stärken des Unternehmens befeuern die Chancen? Welche Schwächen erhöhen die bestehenden Risiken? Aus den jeweiligen Kreuzprodukten von externer und interner Einschätzung ergeben sich Herausforderungen, die den Vorgaben folgen können, aber womöglich auch den Zielvorgaben nicht entsprechen. Die Entscheider im Unternehmen können sich dadurch auf diejenigen Herausforderungen konzentrieren, die ihren vorgegebenen Zielen entsprechen. Diese Fokussierung bewirkt erhebliche Zeitersparnisse im weiteren Planungsverlauf.

Aggregierte Analysse2

Abb. 1: Aggregierte strategische Analyse

Für jede mit Hilfe der aggregierten SWOT-Analyse identifizierte Herausforderung entwickeln die strategischen Planungseinheiten entsprechende Initiativen und tragen diese in das System ein. Diese Datenerhebung beinhaltet neben der Beschreibung der zu ergreifenden Maßnahmen auch eine Einschätzung und Prognose des zu erwartenden Nutzens, der finanziellen Wirkung und der Umsetzbarkeit jeder Initiative. Dieser Prozess kann iterativ erfolgen. Wichtig ist, dass am Ende genügend Initiativen bereit stehen, die alle strategischen Herausforderungen positiv befeuern.

Die Software fasst schließlich alle Daten zusammen und gibt einen Überblick über die im Unternehmen entwickelten Initiativen. Diese werden dann mit den Zielen und Ressourcen abgeglichen. Es können dabei auch Initiativen in den Blick geraten, die man bislang gar nicht oder nur unzureichend wahrgenommen hatte. Der Initiativen-Fokus dient somit nicht nur der Orientierung, er ist zugleich ein wertvolles Innovations-Werkzeug.

Realitäts-Check mit dem Initiativen-Portfolio

Nachdem alle Initiativen erfasst und ausgewählt sind, wird ein Bewertungsprozess durchgeführt. Die Initiativen werden beispielsweise danach bewertet, wie viele Neukunden durch sie gewonnen werden können oder welche finanziellen Auswirkungen sie haben. Das Initiativen-Portfolio wird an zwei Achsen gemessen, die sich an den Zielvorgaben orientieren. Das können zum Beispiel die Achsen der Umsetzungsmöglichkeit einer Initiative sein oder die prognostizierte finanzielle Auswirkung. Dies erlaubt eine erste Selektion aller eingegebenen Initiativen. Die Initiativen, die sich an dieser Stelle als unrealistisch oder undurchführbar erweisen, werden ausgemustert und in den weiteren Schritten nicht mehr beachtet.

Initiativen Fokus Portfolio

Abb. 2: Initiativen-Fokus

Das Initiativen-Portfolio dient dazu, diejenigen Initiativen zu identifizieren, die zur Erreichung der Zielvorgaben am besten geeignet sind. Man kann systematisch alle Initiativen herausfiltern, die nicht im "grünen Bereich" liegen. Auf diese Weise lassen sich die für ein Unternehmen erfolgversprechendsten Initiativen darstellen.

Um einschätzen zu können, inwieweit die ausgewählten Initiativen insgesamt zur Erfüllung der Zielvorgaben beitragen, ist abschließend eine Prognose im Falle der Realisierung erforderlich – in diesem Beispiel über die finanzielle Entwicklung. Diese Prognose lässt sich mit dem Initiativen-Fokus ebenfalls automatisch berechnen und darstellen. Sollte dabei eine Zielvorgabe nicht erreicht werden, kann der Prozess iterativ weitergeführt werden, indem man sich auf die Suche nach passenderen oder weiteren Initiativen macht. In dieser Phase kann durchaus hin und wieder auch die Erkenntnis reifen, dass das eine oder andere Ziel unrealistisch ist oder man einzelne Zielvorgaben korrigieren muss.

Initiativen Fokus Balken

Abb. 3: Finanzielle Entwicklung bei der Realisierung gewählter Initiativen


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