Von den Besten lernen - Tipps für effektives Benchmarking

Donnerstag, 26. Juni 2014

Seit Beginn der 90er Jahre zählt Benchmarking zu den weltweit am häufigsten eingesetzten Management- und Strategiewerkzeugen. In den regelmäßig veröffentlichten und vielbeachteten Management Tools & Trends Reports von Bain & Company schafft es Benchmarking immer wieder unter die Top 5. In der Literatur und Unternehmenspraxis herrscht jedoch eine gewisse Verwirrung darüber, was Benchmarking genau ist und wie die Methode am besten anzuwenden ist.

Der Zweck von Benchmarking besteht im Grunde genommen darin, von anderen zu lernen und dadurch die eigene Performance und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Das heißt allerdings nicht, wie häufig angenommen, dass Benchmarking einfach nur „Copycatting“ ist, also das Kopieren und Nachahmen der Produkte, Prozesse und Strategien der sogenannten „Klassenbesten“. Beim Benchmarking geht es vielmehr darum, Best Practices, die zu überragenden Leistungen führen, zu identifizieren und zu verstehen und diese dann an die eigene Situation auf innovative Art und Weise anzupassen. Man nutzt also das Wissen und die Erfahrung anderer Unternehmen, um neue Ideen zu entwickeln.

Benchmarking ist ein zeit- und kostenintensiver und mitunter schwieriger Prozess, der die folgenden Schritte umfasst:

- Auswahl des Benchmarkingobjektes
- Zusammenstellen eines Benchmarkingteams
- Identifizieren von Leistungskenngrößen
- Auswahl eines Benchmarkingpartners (externes Benchmarking) oder einer internen Funktion (internes Benchmarking)
- Sammeln von Benchmarkingdaten
- Analyse der Benchmarkingdaten und identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten
- Anpassung und Implementierung der Best Practices
- Kontrolle


Damit sich dieser Aufwand lohnt, hier einige Tipps für Sie:

  • Wählen Sie einen Benchmarkingpartner aus einer anderen Branche aus
    Beim Benchmarking geht es darum, die eigene Performance mit der der Besten in der Welt zu vergleichen. Und diese finden sich nicht notwendigerweise in der eigenen Branche. Ziehen Sie daher auch Benchmarkingpartner aus anderen Branchen in Betracht. Dies hat auch zwei weitere wichtige Vorteile: Zum einen werden diese im Gegensatz zu direkten Wettbewerbern eher bereit sein, offen Informationen auszutauschen und zu kooperieren. Dies stellt erfahrungsgemäß eine der größten Herausforderungen beim Benchmarking dar. Zum anderen kann das Übertragen und Anpassen von Best Practices und Trends aus anderen Branchen auf die eigene Branche eine Quelle für signifikante Verbesserungen und Innovation sein, was zu Wettbewerbsvorteilen gegenüber der Konkurrenz führen kann. Branchenübergreifendes Benchmarking eignet sich insbesondere für den Vergleich von Geschäftsprozessen. Beispielsweise lässt sich der eigene Logistikprozess mit dem eines professionellen Logistikdienstleisters vergleichen. 

  • Stellen Sie die Vergleichbarkeit der Daten sicher
    Benchmarking ist nur dann sinnvoll, wenn sich die gewonnenen Ergebnisse tatsächlich auf das eigene Unternehmen übertragen lassen. Voraussetzung hierfür ist, dass sich die Benchmarkingpartner in Größe und Unternehmenskultur ähnlich sind. Gleiches gilt für die zu untersuchenden Prozesse. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, einen geeigneten Partner zu finden, ziehen Sie externe Berater zur Hilfe, die sich auf Benchmarking spezialisiert haben.

  • Gehen Sie bei der Auswahl des Benchmarkinggegenstandes strategisch vor
    Grundsätzlich kann jede Aktivität und jeder Prozess oder Teilprozess im Unternehmen einem Benchmarking unterzogen werden. Es ist jedoch ratsam, Benchmarkingprojekte nach strategischen Gesichtspunkten auszuwählen. Konzentrieren Sie sich auf jene Aktivitäten und Prozesse, die zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele und zur Weiterentwicklung der Kernkompetenz Ihres Unternehmens von Bedeutung sind. Eine strategische Herangehensweise bedeutet zudem, den Blick in die Zukunft zu werfen. Welche Performance braucht es, um mittel- bis langfristig im Wettbewerb bestehen zu können? Wie lässt sich diese erreichen?

  • Grenzen Sie das Benchmarkingobjekt klar ab
    Um eine effektive Durchführung des Benchmarkingvorhabens und die Vergleichbarkeit der zu erhebenden Daten zu gewährleisten, sollte der Untersuchungsgegenstand eindeutig und verständlich definiert werden. Im Falle von Prozess-Benchmarking müssen die ausgewählten Prozesse überschaubar und abgrenzbar sein. Insbesondere in großen Unternehmen mit sehr komplexen Aktivitäts- und Wertschöpfungsketten kann es sich jedoch als schwierig herausstellen, die wesentlichen Merkmale von Prozessen zu identifizieren.

    Hilfreich hierbei sind sog. „Cross-Functional Maps“. Diese helfen dem Benchmarkingteam, den Weg, den ein Produkt oder eine Dienstleistung durch das Unternehmen durchläuft, zu verfolgen und den Output für den Kunden zu identifizieren. Folgende Fragen stehen dabei im Mittelpunkt: Wer ist an der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistung beteiligt? Warum sind sie daran beteiligt? Schafft ihre Beteiligung einen Mehrwert für den Kunden? Auf diese Weise lassen sich der Prozessfluss sowie die Durchlaufzeiten, Produktionsvolumina, Fehlerquoten und Produktionskosten für jeden einzelnen Teil der Wertschöpfungskette klären (IMA, 1995).

  • Statten Sie das Benchmarkingteam mit ausreichend Ressourcen und Befugnissen aus
    Benchmarkingprojekte sind nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern verfolgen auch die erklärte Absicht, Veränderungen im Unternehmen herbeizuführen. Um eine effektive und effiziente Durchführung zu gewährleisten, sollten dem Benchmarkingteam daher entsprechende Ressourcen (Arbeitskräfte, Technologien und Finanzen) und Befugnisse zur Verfügung gestellt werden. Achten Sie bei der Auswahl der Teammitglieder zudem nicht nur auf deren fachliche Eignung, sondern auch auf deren Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten und Ansehen innerhalb des Unternehmens. Die Teammitglieder müssen in der Lage sein, Wandel erfolgreich voranzutreiben.

  • Gehen Sie sorgsam mit Informationen um
    Eine weitere wichtige Voraussetzung für effektives Benchmarking ist die Offenheit und das gegenseitige Vertrauen der Benchmarkingpartner. Gehen Sie daher vertraulich mit den gewonnenen Informationen um und seien Sie bereit, sensible Informationen auch über Ihr eigenes Unternehmen preiszugeben. Das Deutsche Benchmarking Zentrum in Berlin hat einen Benchmarking-Verhaltenskodex entwickelt, der die wichtigsten ethischen und legalen Prinzipien zusammenfasst. Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Benchmarkingteams mit diesen Prinzipien hinlänglich vertraut sind.

  • Seien Sie offen für Veränderungen
    Benchmarking kann nur dann erfolgreich sein, wenn das gesamte Unternehmen—von der Führungsspitze bis hin zu den Mitarbeitern an der „Frontlinie“—Veränderungen und neuen Ideen gegenüber aufgeschlossen ist. Sie müssen bereit sein, die Ergebnisse des Benchmarkings zu akzeptieren und entsprechend umzusetzen. Vermeiden Sie daher jede Art von Schuldzuweisungen und entwickeln Sie ein effektives Change Management Programm, das die Mitarbeiter von der Dringlichkeit und Notwendigkeit der angestrebten Veränderungen überzeugt.

  • Führen Sie Benchmarking fortlaufend durch
    In wettbewerbsintensiven Branchen nimmt der Leistungsdruck stetig zu. Gleichzeitig verändern sich Kundenbedürfnisse in immer rascherem Tempo. Benchmarking sollte daher kein einmaliges Ereignis sein, sondern kontinuierlich im Rahmen des strategischen Planungsprozesses durchgeführt werden.

  • Erklären Sie Benchmarking zur Chefsache
    Die vorangegangenen Punkte haben eines deutlich gemacht: Benchmarking bedarf der aktiven Unterstützung der Unternehmensführung. Führen Sie einen offenen und fortlaufenden Dialog mit allen betroffenen Mitarbeitern und bieten Sie ihnen die Möglichkeit, sich selbst und ihr Wissen einzubringen.


Richtig angewandt kann Benchmarking dazu beitragen, kontinuierlich die Performance zu steigern und neue Ideen zu entwickeln. Es ist ein bewährtes Tool, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig zu verbessern.



Literatur

Deutsches Benchmarking Zentrum (n.d.). Der Benchmarking-Verhaltenskodex (Code of Conduct). http://www.benchmarkingforum.de/benchmarking-code-of-conduct.html

Institute of Management Accountants (1995). Effective benchmarking. http://www.imanet.org/resources_and_publications/research_studies_resources/statements_on_management_accounting.aspx