Warum PowerPoint als strategisches Planungswerkzeug ungeeignet ist

Montag, 19. Dezember 2011

Eine von SOLYP kürzlich an BARC in Auftrag gegebenen Studie hat ergeben, dass eine Mehrzahl der Unternehmen im deutschsprachigen Raum (88% der 103 Befragten) Programme wie PowerPoint, Microsoft Excel und Access in ihrer strategischen Planung einsetzt. Unabhängig von der Unternehmensgröße, werden diese Werkzeuge durchweg etwa für Umfeld- und Wettbewerbsanalysen genutzt. Gleichzeitig zeigen sich die Befragten, die diese Tools einsetzen, eher unzufrieden mit der Qualität ihrer strategischen Planung. Woran mag das liegen? Schauen wir uns das Beispiel PowerPoint mal etwas genauer an.

Während die Merkmale dieser Software zwar den meisten bekannt sein dürften, sind deren Nachteile sowie die sich daraus ergebenen weiterreichenden negativen Folgen für den gesamten strategischen Planungsprozess vielen nicht bewusst. Zunächst einmal zwingt PowerPoint alles in eine lineare und sequenzielle Ordnung, die nur wenige Informationen pro Folie zulässt. Jeder, der mit dem Programm schon mal gearbeitet hat, weiß, dass aus Platzgründen nur wenig Material auf eine Folie passt, egal ob es in Text- oder Grafikform angeordnet ist. Will man umfangreiche und komplexe Sachverhalte darstellen, führt dies rasch dazu, dass Präsentationen unglaublich lang werden. Im Fall der Strategieplanung von Großunternehmen mit vielen verschiedenen Geschäftsbereichen kann die Anzahl der Folien daher leicht auf mehrere hundert bis tausend ansteigen! Das scheint Ihnen etwas übertrieben? Dann schauen Sie sich mal dieses einfache Rechenbeispiel an. Ein Konzern hat 8 verschiedene Geschäftsbereiche und agiert in 30 unterschiedlichen Ländern. Pro Geschäftsbereich und Land werden 10 PowerPoint Folien erstellt. Ergo: 8 x 30 x 10 ergibt 2.400 Folien! Die Nutzung von PowerPoint zieht folglich einen enormen bürokratischen Aufwand nach sich, erhöht die Fehlerquote und verringert die Übersichtlichkeit dramatisch. Werden derart lange Präsentationen in ein bis zwei stündigen Strategiemeetings verantwortlichen Managern vorgetragen, können diese die vielen Informationen allein schon kognitiv gar nicht verarbeiten. Dadurch ist es ihnen kaum möglich, zu überprüfen, ob die ihnen vorgelegten Planzahlen richtig bzw. realistisch sind. Ihnen bleibt nichts anderes übrig als Bauchentscheidungen zu treffen oder sich auf akribische Zahlensucherei zu begeben. Schließlich können sie nicht mit Gewissheit sagen, ob die von ihnen zu treffenden strategischen Entscheidungen wirklich tragfähig oder auf Sand gebaut sind.

Darüber hinaus lässt sich umfangreiches statistisches Zahlenmaterial in PowerPoint überhaupt nur schlecht grafisch darstellen. So werden zwar Balken- und Tortendiagramme vielfach gerne genutzt, um Zuhörern große Datenmengen in vermeintlich anschaulicher Weise zu präsentieren. In Wirklichkeit aber sind PowerPoint-Diagramme genau für diesen Zweck völlig ungeeignet. Denn je mehr Daten man in sie hineinzupacken versucht, desto unübersichtlicher und verworrener werden sie. Um den Zuhörern nicht solche verwirrenden Diagramme zumuten zu müssen, entscheidet man sich daher häufig lieber dazu, etliche Daten unter den Tisch fallen zu lassen. Eine Vollständigkeit und Transparenz aller für die Strategieentwicklung erforderlichen Planzahlen und Daten ist dadurch nicht mehr gegeben.

Ein sehr folgenschwerer Nachteil von PowerPoint ist auch die fehlende Möglichkeit, logische Verknüpfungen von Daten und Informationen untereinander zu ermöglichen. Passt die Umsatzsteigerung zum Marktwachstum? Und ist die Steigerung des Marktanteils realistisch im Verhältnis zum Gesamtmarkt? PowerPoint ist hier geduldig und zeigt das auf, was der Nutzer eingegeben hat. Daraus resultiert eine Unklarheit und Mehrdeutigkeit der logischen Beziehungen auf jeder einzelnen Folie wie auch der Folien untereinander. Eine objektive Überprüfung der Glaubwürdigkeit beziehungsweise Plausibilität verschiedener Daten untereinander ist somit nicht möglich. Nur auf diese Weise kann man aber zu verlässlichen Aussagen und Planungen gelangen.

Bei aller Kritik muss man fairerweise anerkennen, dass PowerPoint ursprünglich ja gar nicht dafür konzipiert wurde, komplexe Inhalte optimal aufzubereiten und weiterzugeben. Das Programm war eigentlich als Verkaufshilfe für Sales-Leute und Werbende gedacht, die Kunden durch einige wichtige Verkaufsargumente in Form von „Bullet-Points“ von ihren Produkten und Dienstleistungen überzeugen wollen. Microsoft kann also nichts dafür, wenn viele Unternehmen PowerPoint in ihrem Strategieprozess für Arbeitsaufgaben einsetzen, für die es nicht vorgesehen war und ist. Nicht nur wird PowerPoint allseits genutzt, um vorhandene umfangreiche Datenmengen für Präsentationen darzustellen. Darüber hinaus wird es vielfach auch eingesetzt, um die Daten zuvor zusammenzustellen und auszuwerten. Dafür müssen Dateien unzählige Male im Kommunikationsprozess untereinander per E-Mail ausgetauscht werden. Durch die Vermischung dieser beiden Arbeitsschritte—Datenerhebung und -analyse einerseits und Darstellung der Daten für Präsentationen andererseits—kommt es immer wieder zu einem unübersichtlichen und unbefriedigendem Daten- und Folienwirrwarr im Strategieprozess, von dem viele Manager nur allzu gut ein Lied singen können.

Fazit

PowerPoint bietet weder die Möglichkeit, die für den Strategieprozess notwendigen umfangreichen Datenmengen strukturiert und standardisiert zu erfassen, auszuwerten, verknüpfen, validieren und für spätere Nutzung zu archivieren, noch erlaubt es, diese vollständig, logisch und anschaulich für Präsentationen darzustellen. Dies führt zu einer mangelnden Transparenz, Überprüfbarkeit und Vergleichbarkeit der Daten, was letztlich die Sicherheit des gesamten Strategieprozesses gefährdet. Es ist daher nicht überraschend, wenn Manager häufig den hohen, ineffizienten und ineffektiven Aufwand für den Einsatz von PowerPoint bemängeln.