Motivierter ins Meeting: Wie Sie Ihre Meetingkultur optimieren und Zeitfallen vermeiden

Freitag, 21. September 2018

Viele kennen das Gefühl nur zu gut, aufgrund vieler Meetings nicht mehr zu ihren eigentlichen Aufgaben zu kommen. Tatsächlich verbringen laut einer Studie von Bain viele Angestellte bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Bei so vielen Terminen ist es unvermeidlich, dass andere Aufgaben erst einmal liegen bleiben – das führt zu Frust. Ebenso ärgerlich ist es, dass Meetings oft ohne nennenswertes Ergebnis bleiben.

Ein Problem, das meist sofort zur Sprache kommt: Meetings sprengen regelmäßig den Zeitrahmen. Dadurch kommt Stress auf, weil entweder bereits das nächste Meeting auf dem Plan steht oder Deadlines für andere Aufgaben durch die Verzögerung gefährdet werden. Umso ärgerlicher ist es, wenn dann beim Meeting nicht einmal etwas Sinnvolles herausgekommen ist.

Pure Zeitverschwendung also? Das vielleicht nicht, denn persönlicher Kontakt zwischen Mitarbeitern und gemeinsames intensives Nachdenken sind bewährte Methoden, um neue Ideen zu entwickeln. Wie schaffen Sie es also, Meetings so zu gestalten, dass es zum einen Spaß macht zusammenzukommen, um über ein Thema zu diskutieren und zum anderen am Ende greifbare Resultate herauskommen, von denen das Unternehmen profitiert?

Die „Glorreichen Sieben“ für eine positive Meetingkultur 

  • 1. Genaue Vorgaben

    uhr webZunächst sollten folgende allgemeine Maßnahmen getroffen werden: a) Eine verbindliche Agenda zu einem konkreten Thema aufstellen. b) Diese den Eingeladenen rechtzeitig zur Verfügung stellen. c) Die Agenda dann auch strikt einhalten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Thema ist klar eingegrenzt. Die Mitwirkenden haben die Gelegenheit, sich genau darauf vorzubereiten, so dass weniger Zeit darauf verwendet werden muss, erst einmal alle Teilnehmer auf denselben Kenntnisstand zu bringen. Auf diese Weise können Sie gleich mit der Diskussion starten und kommen so idealerweise auch in der vorgegebenen Zeit zu konkreten Ergebnissen.

    Tipp: Der Zeitrahmen für Meetings darf ruhig eng gesteckt sein. Auf diese Weise kommt erst gar niemand auf die Idee, Zeit verschwenden zu wollen á la „Erstmal noch einen Kaffee holen…“, denn bis zum Zeitpunkt X muss ein Ergebnis gefunden werden! Diese Empfehlung gilt natürlich nur für Fragestellen, die auch tatsächlich innerhalb einer überschaubaren Zeitspanne gelöst werden können. 

  • 2. Moderation

    Meeting verzweifelt webJeder hat schon einmal erlebt, dass die Diskussion in Meetings vom Hundertsten ins Tausendste gerät – besonders, wenn einer oder mehrere Teilnehmer das Meeting als Profilierungsplattform nutzen. Hier hilft nur eins: eine strenge Moderation für das Meeting, um ausufernde Redebeiträge und Ko-Referate abzukürzen. Gleichzeitig gilt es auch, eher  introvertierte Teilnehmer zum Sprechen zu bringen, denn nur, weil diese ihre Gedanken noch nicht laut geäußert haben, bedeutet das nicht, dass sie sich keine Gedanken gemacht hätten. Herrscht jedoch ein ausgeglichenes, vertrauensvolles Gesprächsklima, trauen sich auch die Zurückhaltenden aus ihrer Deckung. 

    Dreht sich die Diskussion endlos im Kreis, bietet es sich sogar an, dass der Moderator das Meeting einstweilen vertagt – und vielleicht auch räumlich verlegt, denn manchmal wollen sich in einem nüchternen Besprechungszimmer einfach keine kreativen Ideen einstellen. Wie wäre es stattdessen mit einem Ausflug ins nächstgelegene Café?

  • 3. Störfaktoren ausschalten

    tablet reading webEs wird ja kaum stören, wenn man mal kurz eben auf dem Smartphone oder Tablet das E-Mail-Postfach checkt – oder doch? Die Antwort ist „Ja“: Laut einer Umfrage von Bitkom empfinden es drei Viertel der Befragten als störend, wenn andere Meeting-Teilnehmer während der Besprechung mit ihrem Mobilgerät beschäftigt sind. Hier sollten Konferenzleiter sich also ebenfalls nicht davor scheuen durchzugreifen. Es kann auch in gewisser Weise disziplinierend wirken, wenn Sie Meetings im Stehen abhalten. Es fällt dann nämlich wesentlich schwerer, sich hinter dem mitgebrachten Laptop zu verschanzen als im Sitzen.

  • 4. Teilnehmerliste optimieren

    Liste Schreiben webWortreiche, jedoch wenig gehaltvolle Auslassung vermeiden? Keine gelangweilten Teilnehmer, die auf dem Handy herumtippen? Das lässt sich relativ einfach dadurch erreichen, indem nur diejenigen Mitarbeiter ins Meeting geladen werden, die auch wirklich etwas beizutragen haben. Die Gefahr besteht zwar, dass gefällte Entscheidungen nicht von einem breiten Konsens getragen werden, weil sich Nicht-Eingeladene übergangen fühlen könnten – doch immerhin kommen Sie so überhaupt dazu, Entscheidungen zu treffen, wenn nur Personen beteiligt sind, die unmittelbar davon betroffen sind. 

  • 5. Erreichtes festhalten

    Teamwork webHalten Sie wichtige Meilensteine, die im Verlauf der Besprechung erreicht werden, für alle gut sichtbar fest – z. B. auf einem Flipchart oder am Whiteboard. So haben alle Teilnehmer das Gefühl, dass etwas vorangeht. Das steigert die Motivation, sich jetzt nicht entspannt zurückzulehnen, wo man so kurz vor dem Durchbruch steht. Alle (Zwischen-)Ergebnisse sollten außerdem auch Eingang in ein Protokoll finden.

    Zwar ist die Rolle des Schriftführers nicht die beliebteste, doch ein Protokoll wirkt wahre Wunder: Es bietet eine Zusammenfassung – auch für Mitarbeiter, die nicht beim Meeting dabei waren (siehe Teilnehmerliste). Zum anderen kann hier auch jeder nachlesen, welche offenen Punkte es noch gibt. Hierbei ist es auch äußerst wichtig, direkt im Meeting festzulegen, wer für deren Klärung oder Erledigung verantwortlich ist. Beim Folgetermin genügt dann ein Blick ins Protokoll und schon können Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört hatten.

  • 6. Andere Kanäle nutzen

    wandboard agiles arbeiten webRelativ unspezifische Informationen zu einem aktuellen Projektstand oder Gedanken zum Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ können Sie aus dem regulären Meeting auslagern. Um Transparenz zu schaffen und alle mit ins Boot zu holen, die nur peripher etwas mit einem Projekt zu tun haben, bieten sich andere Kanäle an. Informationen „von oben“ lassen sich auch mittels internem Newsletter oder Intranet verbreiten, Diskussionen unter Kollegen, wie sich bestimmte Prozesse optimieren lassen, können per Gruppenchat ablaufen und aktuelle Fortschritte auf einem öffentlich zugänglichen Kanban-Board präsentiert werden. Für all das brauchen Sie also kein Meeting einzuberufen.

  • 7. Ein meetingfreier Tag

    Tippen webSie haben Ihre Meetingkultur erfolgreich optimiert? Dann hier last but not least ein Tipp für Fortgeschrittene: Erklären Sie einen beliebigen Tag in der Woche zum meetingfreien Tag. An diesem Tag drohen dann keinerlei Unterbrechungen und Mitarbeiter können sich ungestört ihren Aufgaben widmen. Der Clou: Das Gehirn arbeitet im Hintergrund schon einmal alleine an den im letzten Meeting aufgeworfenen Fragestellungen weiter, und beim nächsten Termin werden die Ideen nur so sprudeln!